Günstige Scanner – die digitale Lösung für analoge Daten
Gerade im Zeitalter der Digitalisierung, in dem der E-Mail Schriftverkehr den klassischen Postverkehr immer mehr ablöst, erfreut sich der Scanner einer immer größer werdenden Beliebtheit als Bürogerät. Digitalisierte Daten können zum einen platzsparend auf dem Computer abgespeichert und verwaltet werden oder auch analysiert und bearbeitet werden. Zum anderen können diese kostengünstig vervielfacht und versendet werden.
Scanner gibt es inzwischen in zahlreichen Ausführungen für die unterschiedlichsten Dokumententypen und Anforderungen. Allen ist jedoch gleich: Daten und Dokumente werden vom Papier auf den Bildschirm gebracht. Selbstverständlich können Sie digitalisierte Dokumente bei Bedarf jederzeit ausdrucken und sparen sich so einen Kopierer! Nutzen auch Sie die Digitalisierung und kaufen Sie einen günstigen Scanner für Ihr Büro oder Zuhause.
5 gute Gründe für die Digitalisierung per Scanner
- Digitale Daten lassen sich leichter strukturieren und damit schneller finden.
- Digitale Daten benötigen keinen Platz in Ihrem Aktenschrank.
- Sie können jederzeit von überall auf Ihre Dokumente zugreifen.
- Verschicken Sie Ihre Unterlagen schnell und kostenlos per E-Mail.
- Dokumente können einfacher durchsucht werden, was enorm Zeit erspart.
Die Arten von Scanner
office discount bietet günstige Scanner für alle möglichen Dokumenttypen und Einsatzbereiche an. In unserem Scanner-Ratgeber klären wir Sie über die Funktionsweise sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Geräte auf.
Dokumentenscanner ? große Papierstapel schnell digitalisieren
- Funktionsweise: Beim Dokumentenscanner werden einzelne Papierseiten nacheinander automatisch eingezogen.
- Vorteile: Dies ermöglicht eine besonders schnelle Bearbeitung mehrerer Einzelblätter, da Sie nicht jedes Blatt separat auflegen müssen. Viele Scanner verfügen auch über die Duplexfunktion, sodass auch doppelseitige Dokumente automatisch gescannt werden können.
- Nachteile: Gebundene Medien wie Bücher und Zeitschriften können mit dem Dokumentenscanner nicht gescannt werden. Außerdem ist das Format meist auf DIN A4 beschränkt.
Flachbettscanner ? die Universallösung für verschiedene Medien und Formate
- Funktionsweise: Beim Flachbettscanner werden die Unterlagen auf die Belichtungseinheit gelegt und der Deckel geschlossen. Es wird dann die Seite gescannt, die nach unten zeigt.
- Vorteile: Mit dem Flachbettscanner können Dokumente in den verschiedensten Formaten gescannt werden ? nicht nur Einzelblätter, sondern auch Bücher, Kataloge und besonders kleinformatige Dokumente wie Visitenkarten.
- Nachteile: Da jede Seite händisch aufgelegt werden muss, sind Flachbettscanner für doppelseitige Unterlagen sowie größere Papierstapel nicht geeignet.
Buchscanner ? saubere Scans ohne Ränder und Wölbungen
- Funktionsweise: Je nach Bauweise werden einzelne Buchseiten entweder wie bei Flachbettscannern aufgelegt oder wie beim Overheadprojektor von oben gescannt.
- Vorteile: Buchscanner haben eine besonders gute Auflösung, sodass schattenlose Scans erzeugt werden können. Overhead-Modelle sind zudem besonders schonend, da Sie Ihre Seite nicht auflegen müssen. Außerdem können Sie so noch schneller umblättern.
- Nachteile: Hochwertige Buchscanner sind in der Anschaffung teurer als andere Scannertypen.
Mobile Scanner ? handliche Geräte für jede Tasche
- Funktionsweise: Mobile Scanner gleichen komprimierten Dokumentenscannern. Das Blatt wird durch den Einzug gezogen, wobei je nach Bauweise auch automatisch mehrere Blätter nacheinander gescannt werden können.
- Vorteile: Die handlichen und leichtgewichtigen Scanner lassen sich einfach zu Terminen außer Haus mitnehmen. In der Regel werden diese mit Batterien oder Akkus betrieben, sodass Sie keine Steckdose benötigen.
- Nachteile: Mobile Scanner sind nur für Einzelblätter und den gelegentlichen Einsatz geeignet.
Ob Bücher und Zeitschriften, Rechnungen und Verträge, Visitenkarten oder Flyer ? kaufen Sie in unserem Büroartikel-Shop günstige Scanner zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Unterlagen. Bei Fragen hilft Ihnen auch gerne unser Kundenservice weiter.
Wie funktioniert ein Scanner?
Die Aufgabe eines Scanners ist es, analoge Informationen eines Dokumentes zu erfassen und diese in ein digitales Format zu wandeln. Das funktioniert folgendermaßen:
Das Dokument wird von einer starken Lichtquelle angestrahlt. So kann ein integrierter Scan-Kopf die Vorlage systematisch abtasten, indem er misst, wie stark das Licht von der Vorlage reflektiert wird – je nachdem wie hell bzw. dunkel diese an jener Stelle ist. Das reflektierte Licht wird dabei über Filter und Linsen gebündelt, von einem Zeilensensor erfasst und die Helligkeitsinformation in einer digitalen Bild-Datei gespeichert.
Damit die fertig eingescannte Datei weiterverarbeitet werden kann, wird ein Bildbearbeitungsprogramm benötigt; um Texte aus dieser generierten Bilddatei auslesen zu können, bedarf es einem OCR-Programm. Beide können inklusive sein oder separat dazu gekauft werden.
Technische Eigenschaften und Funktionen von Scannern
Maximale Scangeschwindigkeit
Die maximale Scangeschwindigkeit gibt an, wie lange ein Scanner braucht, um eine Seite im Format A4 oder A3 abzutasten.
Je nach Einsatzbereich des Scanners spielt das Tempo eine große Rolle. Bei Flachbettscannern erfassen i. d. R. drei Sensorzeilen – d.h. für jede Grundfarbe (Rot, Grün, Blau) ein Sensor – gleichzeitig die gesamte Farbinformation in einem Durchgang.
Aber auch die Scan-Auflösung und der Scan-Modus spielen bei der Scangeschwindigkeit eine Rolle.
Auflösung
Die Auflösung besagt, wie viele Details aus einer Vorlage herausgeholt werden können. Je höher die Auflösung, desto besser der Scan/Druck.
Die Auflösung eines Bildes wird mit ppi (pixel per inch) oder mit dpi (dots per inch) angegeben.
- Als Richtlinie für einen qualitativ hochwertigen Ausdruck eines Bildes sollte die Auflösung mindestens 300 dpi betragen. 300 dpi bedeutet 300 Punkte pro Inch, also 118 Bildpunkte pro cm.
- Soll ein Bild nach dem Einscannen bearbeitet werden, ist ein Wert von 500-600 dpi sinnvoll.
- Bei Dias oder Negativen empfiehlt sich eine Auflösung zwischen 2.500 und 4.000 dpi. Hier bleibt genügend Spielraum für Vergrößerungen ohne Qualitätsverluste.
Farbtiefe
Die Farbtiefe sagt aus, wie viele Bit an Informationen pro Pixel gespeichert werden. Je mehr Bits gespeichert werden, desto mehr verschiedene Farbabstufungen können dargestellt werden.
- Mit einer Farbtiefe von 1 Bit ist die Darstellung von nur zwei unterschiedlichen Zuständen möglich – schwarz und weiß, Graustufen sind nicht möglich. Diese Farbtiefe wird bei Strichzeichnungen verwendet.
- Bei Bildern hingegen ist die Bildqualität sehr wichtig. Daher sollte beim Scannen eine Farbtiefe von 24 Bit gegeben sein. Dies entspricht der üblichen Fotoqualität und liefert sehr gute Scanergebnisse. Um Qualitätsverluste auszuschließen, sollte das gedruckte Bild oder Poster nicht wesentlich größer sein, als das eingescannte Originalbild.
Papierformat und -Einzug
- Das maximale Papierformat gibt Auskunft über die max. Größe des zu scannenden Originaldokuments und damit über die Größe der Belichtungseinheit.
- Der automatische Vorlageneinzug - auch automatischer Originaleinzug (ADF – Automatic Document Feeder) genannt - gibt die maximale Anzahl an Blätter an, die zum Scannen eingelegt werden können. Für schnelles, unbeaufsichtigtes Scannen eines Dokumentenstapels.
- Die max. Papierstärke gibt Auskunft über die maximale Papierdicke, die durch den automatischen Dokumenteneinzug transportiert werden kann.
Duplex (beidseitiges Scannen)
Geräte, welche duplexfähig sind, können Dokumente von beiden Seiten gleichzeitig in einem Scanvorgang einlesen, d. h. ohne dieses umdrehen und erneut einlegen zu müssen.
Scan-Funktionen
- Scan-to-Copy: Dokument wird automatisch an einen verbundenen Drucker oder Kopierer geschickt und ausgedruckt.
- Scan-to-Mail: Der Scanner schickt das Dokument an eine beliebige E-Mail-Adresse. Dieser muss hierfür mit dem Internet verbunden sein.
- Scan-to-PDF / Scan-to-Text: Dokument wird automatisch in eine Textdatei (Bsp. PDF) umgewandelt und auf dem PC oder Notebook ausgegeben, mit dem der Scanner verbunden ist.
- Scan-to-JPEG / Scan-to-TIFF etc.: Dokument wird automatisch in eine Bilddatei umgewandelt und auf dem verbundenen PC oder Notebook ausgegeben.
Z-Scharnier
Verfügt ein Scanner über ein Z-Scharnier, dann bedeutet dies, dass das Scannen dickerer Vorlagen wie Bücher, Zeitschriften oder sonstiger, dreidimensionaler Gegenstände wesentlich einfacher möglich ist. Durch das Z-Scharnier wird die Vorlagenabdeckung des Scanners nämlich variabel in der Höhe.
Stromversorgung
Die Stromversorgung kann über USB-Kabel, Netzteil oder Lithium-Ionen-Akku erfolgen:
- Über USB-Kabel bedeutet, dass kein zusätzliches Netzkabel benötigt wird, da der Scanner direkt an den PC angeschlossen wird und über diesen mit Strom versorgt wird.
- Über Netzteil heißt, dass die Stromversorgung direkt über ein Netzkabel über die Steckdose erfolgt.
- Bei einem integrierten Lithium-Ionen-Akku wird keine externe Stromversorgung (über eine PC-/Laptop-Anbindung oder die Steckdose) benötigt.
Die wichtigsten Funktionen von Scannern erklären wir Ihnen auch in unserem Video:
Weitere Eigenschaften einiger spezieller Scanner
- Durchlichteinheit
Besitzt ein Scanner eine Durchlichteinheit, so bedeutet dies, dass er auch Dias und Negative digitalisieren kann.
- unterstützt Filmscans
Scanner die Filmscans unterstützen, ermöglichen zusätzlich das Einscannen von Filmmaterial. Im Gegensatz zu speziellen Diascannern sind diese jedoch nicht für den Film- und Dia-Scan optimiert - Visitenkarten-Scan
Scanner mit Visitenkarten-Scan-Funktion sind zwar keine spezifischen Visitenkartenscanner, die auf das professionelle und vor allem einfache Einscannen und digitale Verwalten von Visitenkarten ausgelegt sind, bieten jedoch diese Zusatz-Funktion, mit der sich ebenfalls sehr gute Ergebnisse erzielen lassen.
FAQs
- Welcher Scanner ist der richtige für mich?
Hier ist entscheidend, für welche Zwecke ein Scanner verwendet werden soll (s. Abschnitt „Verschiedene Scannertypen“). Flachbettscanner stellen die wohl flexibelste Form des Kopierens und Scannens dar. Dokumentenscanner bieten aufgrund der Stapelverarbeitung den meisten Komfort, wenn häufig viele Blätter auf einmal eingescannt werden sollen.
- Wo finde ich den Scanner auf meinem PC?
Durch Installieren eines Treibers oder eines Programms wird eine Verbindung zum jeweiligen Scanner hergestellt. Durch die Installation wird in der Regel eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellt. Ansonsten findet man den Scanner, bzw. das Scanner-Programm in der Liste aller installierten Programme, bzw. Geräte.
- Wo speichert ein Scanner die eingescannten Dokumente?
Die eingescannten Dokumente werden i. d. R. auf dem Rechner gespeichert. Einige Scanner benötigen jedoch keine Rechner mehr. Sie speichern die digitalisierten Daten auf scannerinternen Festplatten oder Wechselspeicher wie USB-Sticks oder Speicherkarten. Diese können somit einfach an jeden Rechner übertragen werden. WLAN- oder LAN-fähige Scanner bieten auch die Möglichkeit eingescannte Dokument direkt per E-Mail zu versenden.
- Wie kann ich eine eingescannte Datei in ein PDF-Dokument wandeln?
Häufig ist beim Kauf eines Scanners ein dazugehörendes Programm dabei. Damit kann man in der Regel vor dem Scan festlegen, in welchem Dateiformat der Scan abgespeichert werden soll.
Ist dies nicht der Fall gibt es entweder die kostenpflichtige PDF-Software Acrobat Distiller von Adobe (nicht den Acrobat Reader – damit können PDFs nur gelesen und angezeigt werden, nicht jedoch erstellt) oder kostenlos verfügbare PDF-Software wie FreePDF mit der bereits eingescannte Dokumente (z. B. im JPEG-Format) nachträglich als PDF-Datei abgespeichert werden können.
- Wie kann ich mehrere Scans zu einem Dokument zusammenfassen?
Auch hier eignet sich immer das zum jeweiligen Scanner gehörende Programm – falls vorhanden – am besten. Hier kann man vor dem Scannen „PDF“ als das Dateiformat für die einzuscannenden Dokumente auswählen. Je nach Hersteller gibt es hier die Einstellung „Multiscan-Option“, „Mehrfachscan“ o. ä. Hier kann während des Scannens angegeben werden, dass noch weitere Seiten dem fertigen Dokument hinzugefügt werden sollen. Erst wenn alle Seiten eingescannt sind, wird das Dokument final erstellt. Bei einigen Programmen können die einzelnen Seiten nach dem Einscannen auch nochmals in der Reihenfolge getauscht oder bearbeitet werden, bevor die PDF-Datei erstellt wird.
Mit lizenzpflichtigen wie auch freien PDF-Erstellungsprogrammen können auch bereits eingescannte Dateien nachträglich in PDF-Dateien gewandelt und zu einer PDF-Datei zusammengefügt werden.
- Kann man eingescannte Texte bearbeiten?
Ja, das ist mit einer OCR-Software – idealerweise im Lieferumgang enthalten – möglich. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet optische Zeichenerkennung. Ein OCR-Programm wandelt die Vorlage in veränderbaren Text um und erspart so zeitintensives Abtippen langer Textpassagen.
Für eine möglichst fehlerfreie Texterkennung sollte eine gute OCR-Software mit einer integrierten Rechtschreibprüfung verwendet werden, die Satzzeichen, Sonderzeichen und Umlaute gut erkennt.
- Worauf muss ich beim Kauf eines Scanners achten?
Eine gute Scan-Qualität spielt neben dem Preis eine zentrale Rolle. Die Ergebnisse müssen gestochen scharf sein und die Farben realistisch wiedergegeben werden. Hierbei ist vor allem die Auflösung (dpi) wichtig sowie die Farbtiefe (Bit).
Je nach individuellem Bedarf können spezielle Scan-Funktionen wie Auto-Scan oder einer Pre-Scan-Funktion (Scan-Vorschau, um den einzulesenden Bereich mit der Maus eingrenzen zu können) weitere wichtige Auswahlkriterien darstellen. Ansonsten sollten Sie immer auch die Abmessungen und den Stromverbrauch berücksichtigen.
Moderne Scanner sollten grundsätzlich sehr schnell arbeiten und die einzelnen Dokumente in einer hohen Geschwindigkeit scannen. Längere Aufwärmzeiten sowie minutenlanges Kalibrieren vor dem ersten Scan sind nicht mehr zeitgemäß.
- Werden, rechtlich gesehen, fotografierte Dokumente genauso akzeptiert wie eingescannte?
Das kommt immer auf den jeweiligen Vertrag und den Vertragspartner an: Oft ist nur das Original gültig, oft wird ein Scan akzeptiert, oft auch eine Fotografie. Hier gibt es auch keine eindeutige Rechtsgültigkeit. In den meisten Fällen wird eine Fotografie aber zumindest als vorläufiger oder übergangsweise gültiger Nachweis akzeptiert.
- Worauf muss man bei Diascannern achten?
Bei Diascannern müssen Sie vor allem auf die Vorlagengrößen – Kleinbild, Mittelformat, Großformat – achten, die gescannt werden können.
