Laser-Faxgeräte

Faxgeräte – was die vermeintlich überholten Geräte können

Trotz Internet gehört das gute, alte Faxgerät vor allem in größeren Unternehmen zur Standardausrüstung. Doch nicht jeder kennt sich mit den Geräten aus, die in den letzten Jahren mit dem Internet einen großen Konkurrenten in der Informationsübermittlung hinzugewonnen haben. Dies ändert sich jedoch mit diesem Ratgeber: Wir erklären Ihnen, welche Funktionen moderne Faxgeräte beinhalten sollten und wie man ein Faxgerät richtig bedient. Außerdem beantworten wir häufig gestellte Fragen in unseren FAQs.

Tinten-, Laser- und Multifunktionsgeräte

Beim Kauf eines Multifunktionsgeräts gilt es die typischen Bezeichnungen zu beachten:

• 3-in-1 Geräte: drucken, kopieren, scannen
• 4-in-1 Geräte: drucken, kopieren, scannen und faxen   

Bei der Frage nach der Drucktechnik bleibt die Wahl zwischen Tinten- und Laserdrucktechnik. Während günstigere Tintenstrahlgeräte eher für kleinere Druckaufkommen geeignet sind, punkten etwas teurere Laserdrucker bei mittleren bis hohen Druckaufkommen durch geringe Druckkosten. Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der wesentlichen Vorteile der genannten Druckverfahren.

Zusatzfunktionen

Neben der Faxfunktion gibt es einige Zusatzfunktionen, welche je nach Einsatzzweck mehr oder weniger sinnvoll sein können.

Abruffunktion / Polling

Polling erlaubt es einem Faxgerät, Dokumente, die in einem anderen Faxgerät abgespeichert sind, abzurufen. Besonders im Kontakt mit anderen Unternehmen stellt diese Funktion eine komfortable Lösung dar, um so stets verfügbare Informationen zu Produkten oder Leistungen bereitzustellen.
Die Kosten für die Übertragung übernimmt dabei das abrufende Gerät.

Es gibt zwei Varianten beim Fax-Abruf:

Zeitversetztes Senden

Das zeitversetzte Senden ist eine Funktion, die es ermöglicht, die Uhrzeit zum Versand von Faxen einzustellen. So lassen sich z.B. Serienfaxe nachts oder am Wochenende zum Billigtarif versenden.  

Rundsenden

Durch die Rundsenden-Funktion kann ein Dokument an mehrere Empfänger gleichzeitig geschickt werden. Meist können dazu vordefinierte Gruppen, Kurzwahlnummern oder mehrere manuell eingegebene Rufnummern verwendet werden. Nach dem Senden wird bei manchen Geräten automatisch ein Rundsendebericht ausgedruckt. Dieser enthält folgende Informationen:

• Nummern, die gewählt wurden
• Datum
• Dauer der Übertragung
• Anzahl der gesendeten Seiten
• Sendestatus     

Faxweiterleitung

Die Faxweiterleitung ist eine Funktion, die ein ankommendes Fax automatisch im Gerät speichert oder ausdruckt und dann an ein anderes Faxgerät oder auch an eine E-Mail Adresse weiterleitet. Bevor diese Funktion genutzt werden kann, muss die Faxweiterleitung im Webinterface aktiviert werden:

• Ermitteln Sie dazu die IP-Adresse Ihres Gerätes. Diese lässt sich am schnellsten über das Menü „Geräte und Drucker“ herausfinden.
• Öffnen Sie dazu die Windows-Suche und tippen Sie „Drucker“ ein und wählen Sie das entsprechende Menü aus.
• Nun werden im Menü alle verfügbaren Drucker angezeigt. Wählen Sie das richtige Gerät mit einem Rechtsklick aus und klicken Sie auf Druckereigenschaften.
• Im Reiter „Allgemein“ wird unter Standort nun häufig die IP-Adresse angezeigt.

Einmal eingerichtet, kann ein Fax bequem an Kollegen oder Geschäftspartner weitergeleitet werden. Außerdem besteht so auch auf (Geschäfts-) Reisen die Möglichkeit, eingehende Faxe vom eigenen Gerät automatisch ins Hotel senden zu lassen.

Werbefaxsperre

Eine Werbefaxsperre verhindert, dass unerwünschte Werbefaxe direkt gedruckt werden. Der Nutzer kann diese Faxe zunächst am PC begutachten und entscheiden, ob er sie drucken oder löschen möchte. Setzen Sie mit dieser Funktion der Flut von Fax-Spams erfolgreich ein Ende.  

Integriertes Telefon

Durch die Integration eines Telefons am Faxgerät sparen Sie sich einen zweiten Anschluss. Manche Geräte haben auch einen Anrufbeantworter integriert, wodurch eine Telefonanlage mit Anrufbeantworter vollständig ersetzt werden kann.

Das Fax versenden

Faxen geht sehr schnell und viele Angelegenheiten können so problemlos erledigt werden. Doch nicht jeder hat schon einmal ein Faxgerät bedient. Was gilt es also beim Faxen zu beachten und wie bedient man ein Faxgerät richtig?

Vorbereitung

Achten Sie darauf, dass die Schriftgröße der zu faxenden Dokumente ausreichend groß ist, da vor allem ältere Faxgeräte etwas unscharf ausdrucken. Außerdem sollten Sie Notizen mit Bleistift oder Markierungen mit Textmarker vermeiden, da diese meist nicht erkannt werden können. Wenn Sie Ihre Unterlagen noch einmal prüfen möchten, kopieren Sie Ihre Dokumente. Dann sehen Sie, wie das Fax beim Empfänger ankommen wird.

Richtig Faxen in 4 Schritten

1. Legen Sie das Fax mit der beschrifteten Seite nach unten in das Faxgerät. In der Regel besitzen Faxgeräte einen Papiereinzug oder einen Flachbettscanner. Bei Letzterem wird das Material auf eine Glasplatte gelegt und dann von unten gescannt. 
2. Tippen Sie dann die Faxnummer des Empfängers am Faxgerät ein. Falls sie beim Telefon für externe Anrufe eine „0“ vorwählen müssen, müssen Sie das beim Faxen ebenfalls tun.
3. Bestätigen Sie den Versand des Faxes mit „Ok“, „Senden“ oder „Faxen“. Die Bezeichnung des jeweiligen Knopfs kann variieren, dank bunter Schrift oder einer größeren Fläche jedoch immer gut zu erkennen.
4. Nun müssten Wählgeräusche zu hören sein. Bei erfolgreichem Versand zeigt das Faxgerät eine entsprechende Meldung auf dem Display an. 

Generell empfiehlt es sich, dem Fax ein Anschreiben beizufügen. Dies hilft bei mehrseitigen Faxen, den Überblick zu behalten. Weiterhin stellt es sicher, dass das Fax zur richtigen Person gelangt. Deswegen sollte ein Anschreiben folgende Punkte beinhalten:

• Namen des Empfängers
• Inhalt
• Seitenanzahl des Faxes
  

FAQs

Wie schließe ich ein Faxgerät an?

Das Faxgerät kann in den meisten Fällen direkt an den Router oder an die Telefondose angeschlossen werden. Dazu wird das Fax-Kabel in einen freien Telefonanschluss gesteckt. Nun müssen Sie nur noch das Faxgerät mit einer freien Steckdose verbinden.  

Welches Dateiformat zum Faxen ohne Faxgerät verwenden?

Wer Faxe ohne zusätzliches Faxgerät versenden möchte, kann dies beispielsweise mithilfe einer FritzBox und des eigenen Rechners tun. Router wie die FritzBox stellen nicht nur WLAN bereit, sondern bieten mitunter zusätzlich eine Telefonanlage an, mit der auch Faxe empfangen und versendet werden können.
Zum Versenden sollte das Fax als Bilddatei im JPG- oder PNG-Format vorliegen. Da die meisten Office-Programme meistens jedoch kein Export in Bilddateien zulassen, hilft folgender Umweg:
Speichern Sie das Dokument zunächst als PDF und konvertieren Sie es anschließend ins JPG-Format. Dabei helfen Ihnen verschiedene Online-Tools, die die Konvertierung kostenlos vornehmen.

Was kostet Faxen?

Ein Fax ist technisch gesehen mit einem Telefonat gleichzusetzen, nur dass andere Töne übertragen werden. Daher gelten die gleichen Konditionen, wie bei einem normalen Telefonat auch. Wenn eine Telefonflatrate abgeschlossen wurde, fallen also keine zusätzlichen Gebühren für den Versand eines Faxes an. Bei Faxsendungen ins Ausland können jedoch je nach Tarif zusätzliche Auslandsgebühren fällig werden.

Wann gilt ein Fax als zugestellt?

Ein Fax gilt als zugestellt, wenn das Fax zugegangen ist, d.h. wenn der Empfänger die Möglichkeit hat, vom Inhalt des Schriftsatzes Kenntnis zu nehmen. Genauer stellt dies der Zeitpunkt dar, wenn das Schriftstück am Empfängergerät ausgedruckt wird, auch wenn dieses nach Dienstschluss nicht besetzt ist (BGHZ 101, 276). Durch den Zustellungsbericht können Sie sichergehen, dass das Fax beim Empfänger angekommen ist.

Warum kommt mein Fax nicht an?

Je nach Hersteller können unterschiedliche Ursachen zu Problemen bei der Übermittlung eines Faxes führen:

• Überprüfen Sie zunächst, ob alle Kabel richtig angeschlossen sind. Nehmen Sie dazu das Geräte-Handbuch zur Hand.
• Prüfen Sie, ob das Faxgerät auf die richtige Nummer eingerichtet wurde und nicht fälschlicherweise die Telefonnummer verwendet wurde.
• Prüfen Sie, ob Sie den Faxempfang möglicherweise deaktiviert oder auf manuell gestellt haben und aktivieren sie diesen gegebenenfalls.  
• Wenn die genannten Ansätze den Fehler nicht beheben, sollten Sie Ihre Telefonleitung überprüfen lassen oder Ihr Faxgerät an einem anderen Standort ausprobieren. Außerdem können Sie sich an den Kundenservice des jeweiligen Geräteherstellers wenden.