Ein Vorordner zur besseren Organisation
Ein Vorordner kann die nötige Ordnung in Ihren Arbeitsalltag bringen. Sie kennen die folgende Situation mit Sicherheit auch: Auf Ihrem Schreibtisch tummelt sich ein Berg von Unterlagen und Dokumenten, den Sie bislang noch nicht einsortieren konnten. An einigen Tagen bietet es sich einfach nicht an, Dokumente direkt einzuheften – sei es, weil Sie dazu noch keine Zeit gehabt haben oder Sie diese noch zu einem wichtigen Termin mitnehmen möchten.
Tatsächlich verfügen diese Vorordner über mehrere Fächer zur Trennung Ihrer Unterlagen. Die Unterteilungen können Sie ganz einfach an der Seite verschließen, damit Ihre Dokumente beim Transport in der Hand oder in Ihrer Aktentasche nicht herausfallen. Meist sind zum Verschließen der Sortiermappe zwei Eckspanngummis oder eine Schlaufe integriert.
Wofür benötigen Sie einen Vorordner?
Auch wenn wir im Zeitalter von digitalem Speicherplatz angekommen sind, gibt es einige Anlässe, bei denen ausgedruckte Unterlagen notwendig sind. Wenn beispielsweise ein Meeting bei einem Kunden ansteht und Sie Ihre Verträge oder Strategieentwürfe zur Veranschaulichung mitbringen möchten, kann Ihnen ein Vorordner die Terminvorbereitung um einiges erleichtern. In den einzelnen Fächern sortieren Sie einfach die Unterlagen nach Thematik und können diese vorlegen, ohne lange suchen zu müssen.
Verfügen Sie wiederum über Dokumente zu verschiedenen Patienten, Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten, erlaubt Ihnen ein Vorordner, diese zunächst zu sortieren. Nach der vollständigen Bearbeitung und anschließenden Vorsortierung fällt es Ihnen leichter, die Dokumente ordnungsgemäß und zeitsparend abzuheften. Das praktische Hilfsmittel unterstützt somit dabei, Unordnung und Chaos im Arbeitsalltag zu vermeiden. Sie arbeiten effizienter und haben mehr Zeit, sich den wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen.
Wenn Sie einen Vorordner kaufen, können Sie diesen außerdem verwenden, um sich folgende Tätigkeiten zu vereinfachen:
- Noch unausgefüllte Formulare nach Relevanz priorisieren
- Lerninhalte nach Fächern ordnen
- Noch fehlende Unterschriften einholen
Worauf sollten Sie beim Kauf achten?
Vor dem Bestellen eines Vorordners sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, wie viele Unterlagen Sie in der Vorsortierung verstauen möchten. Häufig ist ein Vorordner DIN A4 formatiert und beinhaltet 12 bis 31 Fächer. Planen Sie ruhig mehr Platz ein, um Engpässe zu vermeiden.
Außerdem gibt es Unterschiede in der Sortierung. Üblicherweise sind die Trennfächer der Vorordner alphabetisch oder numerisch beschriftet:
- Numerische Sortierung: Diese Variante hilft Ihnen dabei, Unterlagen nach Relevanz zu ordnen. Alternativ können Sie eine Version mit 31 nummerierten Fächern dazu nutzen, die Unterlagen für den nächsten Monat vorzubereiten und in die Fächer für den jeweiligen Tag einzusortieren.
- Alphabetische Sortierung: Bei Fächern mit einer alphabetischen Beschriftung haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Themen oder Kunden nach ihren Namen zu sortieren.
Legen Sie schließlich besonderen Wert auf Nachhaltigkeit, empfehlen wir Ihnen, auf das verwendete Material zu achten. Die umweltfreundlichere Variante ist mit Sicherheit ein FSC-zertifizierter Karton.
Ein Vorordner aus Kunststoff hingegen hat den Vorteil, dass er meist robuster und unempfindlicher ist.
