Ösenhefter – die Ordnungshüter für alles Schriftliche
Ösenhefter sind auch in Zeiten der Digitalisierung sinnvolle Bürohelfer, da wichtige Dokumente oftmals weiterhin im Papierformat anfallen. Sie sorgen für den optimalen Überblick und erleichtern Ihnen die Archivierung und das schnelle Auffinden Ihrer Dokumente.
Der Name Ösenhefter rührt daher, dass sie im Rücken mit zusätzlichen Ösen versehen sind und sich damit in andere Ordner einheften lassen. Sie bestehen aus stabilem Karton mit halbem oder mit ganzem Deckel, auf dem Felder für die Beschriftung mit Linien markiert sind. Sie können gelochte Dokumente im Format DIN A4 aufnehmen. Verschiedene Kartonfarben helfen bei der optischen Sortierung nach Vorgängen oder Priorität.
Wann und wo sind Ösenhefter besonders nützlich?
Die Hefter empfehlen wir Ihnen dort, wo regelmäßig Dokumentenverkehr oder Formulare zur Buchhaltung archiviert oder nach Vorgängen sortieren werden sollen, zum Beispiel:
Betriebskosten, Steuerabschlüsse, Rechnungslegung, Projektverläufe, Sitzungsprotokolle, Mietverträge und Dienstleistungsverträge und Juristischer oder amtlicher Dokumentenverkehr.
Das Vorhalten von Dokumenten in schriftlicher Form ist auch im Digitalzeitalter keine altmodische Angewohnheit. Oftmals liegen viele dokumentierte Betriebsvorgänge, Buchhaltungen oder juristische Korrespondenzen nur in schriftlicher Form vor. Manche Formulare haben von Fall zu Fall nur als handgezeichnetes Dokument Rechtsgültigkeit. Und viele Akten sind immer noch praktischer und schneller von Hand geblättert als auf dem digitalen Server gesucht. So bleiben Ösenhefter als bewährte Klassiker der Bürostruktur in der Dokumentenverwaltung weiterhin aktuell.
Welche Varianten eignen sich für welche Zwecke?
Wenn Sie Ösenhefter kaufen, haben Sie bezüglich des Deckels grundsätzlich die Auswahl zwischen 2 verschiedenen Modellen.
Ösenhefter halber Deckel
Der halbe Deckel ist besonders zu empfehlen, wenn Sie gleich beim ersten Griff zur Akte das oben aufliegende Dokument sehen möchten, weil das oberste Dokument chronologisch das aktuelle Papier ist. Diese Variante eignet sich sehr für den internen Gebrauch bei laufenden Prozessen, offenen Rechnungen oder Projekten, die noch nicht abgeschlossen sind.
Amtsheftung oder kaufmännische Heftung?
Bei der Variante Ösenhefter Amtsheftung liegt das zeitlich älteste Dokument eines Vorgangs nach dem Aufschlagen des Hefters an oberster Stelle. Bei der Variante Ösenhefter kaufmännische Heftung liegt das jeweils neueste Dokument oben und ist sofort sichtbar. Wählen Sie hier einen Ösenhefter mit entsprechender Heftvorrichtung.
Ösenhefter ganzer Deckel
Der ganze Deckel eignet sich eher für abgeschlossene Prozesse oder zur Archivierung von Dokumenten, bei denen der zeitliche Verlauf nicht mehr so eine hohe Priorität hat, wie zum Beispiel bei Betriebsabschlüssen, Steuererklärungen oder endgültig abgeschlossenen Projekten.
