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Visitenkarten sind mittlerweile Standart für viele Geschäftspartner, was Sie beim Erstellen und Gestalten alles beachten sollten, erfahren Sie in unserem Visitenkarten-Ratgeber.
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Eine Visitenkarte ist das kleine Aushängeschild, das man seinen Geschäftspartnern aushändigt, um weiter in Kontakt zu bleiben. Viele Selbstständige und Unternehmer unterschätzen die Wirkung und vor allem den bleibenden Eindruck, den eine Visitenkarte hinterlässt.
Wir beantworten mit unserem Ratgeber all Ihre Fragen: Was gehört auf eine Visitenkarte? Wie kann ich Visitenkarten selbst ausdrucken? Und wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, um eine Visitenkarte zu überreichen?
Seien Sie für alles vorbereitet und bleiben Sie Ihrem Gegenüber im Gedächtnis.
Das klassische Format für Visitenkarten ist 85 x 55 mm. Dieses Format, das sog. Scheckkartenformat, hat sich in Europa durchgesetzt und sorgt garantiert nicht für Komplikationen beim Verstauen. Ganz klassisch wird die Karte mit diesen Maßen im Querformat genutzt. Möchten Sie ein modernes, nicht zu ausgefallenes Design, können Sie die Visitenkarte auch im Hochformat gestalten. Wer allerdings auf sich aufmerksam machen möchte, kann dies z. B. mit Klappvisitenkarten, quadratischen oder gar runden Visitenkarten tun. Zu beachten ist mit der Komplexität des Formats jedoch der steigende Druckpreis, über den man sich am besten vorher bei der Druckerei oder beim Anbieter informiert.
Generell gehören nur die nötigsten Informationen auf die Visitenkarte. Zu einer vollständigen Visitenkarte gehören jedoch die verschiedensten Kommunikationsmittel, damit Ihr Partner selbst entscheiden kann, über welches Medium er Sie kontaktieren möchte. Orientieren Sie sich einfach an unserer Checkliste:
Die Schriftart ist meist vorweg durch das Corporate Design der Firma bestimmt. Fangen Sie allerdings als Selbstständiger von der Pike auf an, müssen Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen. So nebensächlich es Ihnen scheinen mag, aber jede Schrift hat Charakter und der sollte Sie und Ihre Branche passend wiederspiegeln. Vermeiden Sie mehrere Schriftarten auf einer Visitenkarte. Generell ist Ihr Corporate Design mit 2-3 Schriften bereits bestens ausgestattet. Achten Sie ebenso darauf, dass Ihnen Ihre Schrift genug Schriftschnitte bzw. Schriftstile (fett, kursiv e.t.c.) bietet, um die Schrift möglichst vielseitig und flexibel nutzen zu können.
Für die Schriftgröße bei Visitenkarten gibt es keine einheitliche Empfehlung, da jede Schrift individuell auf ihre Lesbarkeit geprüft werden muss. Im Durchschnitt liegt der Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt (pt). Zur Überprüfung von Schriftgröße und Design sind Probedrucke unerlässlich. Schließlich wollen Sie keine böse Überraschung erleben, wenn Sie die Visitenkarten frisch gedruckt bei der Druckerei abholen.
Wer eine eigene Vorlage hat, kann Visitenkarten ganz einfach selbst ausdrucken. Dafür gibt es spezielle Blanko-Visitenkarten in den verschiedensten Ausführungen. Damit Sie die richtige Wahl treffen, beraten wir Sie über die Auswahlmöglichkeiten.
Um Ihre eigenen, sowie die Visitenkarten Ihrer Geschäftspartner vor Flecken und Knicken zu schützen, stehen ,neben Ihrer Organisationsmappe, verschiedene Visitenkarten-Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung: Visitenkarten-Etuis, -Mappen, -Boxen und -Ringbücher. Letztlich kommt es bei der Wahl der Aufbewahrung auf zwei Kriterien an:
Visitenkartenetuis sind die kleinste und einfachste Aufbewahrungsmöglichkeit. Sie bieten Platz für bis zu 30 Visitenkarten und sind in verschiedenen Materialien erhältlich: Leder, Holz, Edelstahl, Kunststoff…
Die handlichen Visitenkartenetuis sind ideal für unterwegs geeignet, da diese sogar in der Jackentasche Platz haben. So können Sie bspw. auf Messen Ihre eigenen Visitenkarten schnell zücken und mit Ihren Gesprächspartnern tauschen.
Tipp: Auch Ausweishüllen können Visitenkarten im Scheckkartenformat sicher verstauen.
In Visitenkartenmappen lassen sich sogar bis zu 400 Visitenkarten verstauen. Die Kunststoff- oder Ledermappen schützen Ihre Karten dank mehrzeiliger Einsteckhüllen.
Visitenkartenmappen sind von Vorteil, wenn Sie besonders viele Visitenkarten aufbewahren müssen. Sie sind für den Einsatz am Schreibtisch ebenso geeignet, wie für Geschäftsreisen. In der Tasche lassen Sie sich wie ein kleiner Terminplaner einfach verstauen. Als praktische Kombination erweisen sich ein Visitenkartenetui für die eigenen und eine Visitenkartenmappe für fremde Visitenkarten.
In Visitenkartenboxen können Visitenkarten mithilfe von (A-Z) Registern sortiert werden. Je nach Ausführung hat eine Box Platz für bis zu 300 Karten.
Visitenkartenboxen sind besonders für Ihren Schreibtisch zu Hause oder im Büro zu empfehlen und weniger für den Transport geeignet.
Wie bei den Visitenkartenboxen können Sie mit einer Visitenkarten-Rollkartei alphabetisch sortieren. Eine Rollkartei bietet Platz für über 500 Visitenkarten.
Rollkarteien sind ausschließlich für den Einsatz auf dem Schreibtisch vorgesehen. Für den Einsatz zuhause empfehlen wir Ihnen die Karteien in der Nähe des Telefons zu platzieren, damit man Rufnummern bei Bedarf schnell zur Hand hat.
Das Überreichen einer Visitenkarte hat einen offiziellen Charakter und ist ein wichtiges Ritual des Kontaktaustauschs. Durch das Aushändigen Ihrer Kontaktdaten samt Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse erweisen Sie Ihrem Gegenüber den Respekt, der für eine vertrauliche Geschäftsbeziehung unabdingbar ist. Damit beim ersten Kontaktaustausch auch nichts schiefgeht, haben wir hier einige Tipps für Sie.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Visitenkarten-Übergabe?
Für den richtigen Zeitpunkt gibt es kein Patentrezept, hier ist Ihr Feingefühl gefragt. Häufig werden Visitenkarten zu Beginn eines Gesprächs ausgetauscht. Sind Sie zu Gast in einem Unternehmen, übergeben Sie Ihre Visitenkarte zuerst dem Gastgeber. Melden Sie sich an der Rezeption, können Sie auch hier Ihre Karte hinterlegen. Dies erleichtert dem Empfangspersonal Ihre Anmeldung beim jeweiligen Ansprechpartner und die Kontaktaufnahme bei späteren Fragen.
Sollten Sie allerdings zu einer Gesprächsrunde hinzustoßen, fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus, indem Sie den Teilnehmern Ihre Visitenkarte in die Hand drücken. Bei einer Runde mit mehreren Gesprächspartnern gilt: Wenn Sie Ihre Visitenkarte an den Mann bringen möchten, bitte an jeden der Beteiligten. Sie müssen Ihre Visitenkarte jedoch nicht auf Biegen und Brechen zur Begrüßung loswerden. Oftmals eignet sich auch die Verabschiedung zur Übergabe, wenn es darum geht, wie Sie mit Ihrem Gegenüber nun verbleiben bzw. in Kontakt treten.
Was ist bei der Übergabe zu beachten?
Wie verhalte ich mich als Empfänger einer Visitenkarte?
Die Visitenkarten sind ausgetauscht und nun kann nichts mehr schiefgehen? Falsch gedacht! Auch nach der Überreichung kann man noch in einige Fettnäpfchen treten. Deshalb haben wir auch für diese Situation wichtige Ratschläge für Sie:
Wer in seinem Geschäftsleben mit anderen Nationen und Kulturen zu tun hat, weiß, dass es zahlreiche Verhaltens- und Wertunterschiede gibt. Damit keine Missverständnisse aufkommen, haben wir Tipps für den internationalen Kontaktaustausch.
Tipp 1: Mehrsprachige Visitenkarten
Sind Sie geschäftlich auch im Ausland unterwegs und treten häufig mit neuen Geschäftspartnern in Kontakt, sind zweisprachige Visitenkarten sinnvoll. Damit auch internationale Partner Ihre Kontaktinformationen verstehen können, ist es ratsam die Rückseite der Visitenkarte in der Weltsprache Englisch zu beschreiben. Je nach Design Ihrer Visitenkarte, können Sie die internationale Variante auch separat drucken lassen und zweierlei bereit halten.
Tipp 2: Interkulturelle Unterschiede
Reisen Sie in ein anderes Land, machen Sie sich mit den Gepflogenheiten der Kultur vertraut. So hat die Visitenkarte z. B. in Asien einen hohen Stellenwert. Hier sollten Sie unbedingt immer eine Visitenkarte zur Hand haben, um Ihrem Partner Respekt zu beweisen. Beachten Sie auch hier eventuelle Unterschiede in Bezug auf die Rangfolge. In Japan übergibt bspw. der Ranghöhere oder Ältere immer zuerst seine Visitenkarte und zwar mit beiden Händen. Eine kleine Verbeugung unterstreicht dabei die Wertschätzung des Gegenübers. Der Augenkontakt ist dabei unbedingt zu vermeiden. Beweisen Sie interkulturelle Kompetenz und bereiten Sie sich auf die kleinen aber feinen Unterschiede vor.
