Hängeordner für ein effizientes Büromanagement
Mit Hängeordnern lassen sich wichtige Unterlagen platzsparend und übersichtlich zusammenheften. So wird es Ihnen leicht fallen, auch bei einer großen Anzahl an Unterlagen und Dokumenten die Übersicht zu behalten. Gerade im gewerblichen Umfeld sind die Hängeordner daher ein unverzichtbarer Helfer für den Arbeitsalltag.
Wie wird ein Hängeordner verwendet?
Der Hängeordner erweitert die Einsatzmöglichkeiten im Vergleich zu einem klassischen Hefter und nutzt dennoch die Vorteile des üblichen Vertreters.
Sie können ebenfalls Dokumente flexibel einheften und entnehmen. Dies bietet eine große Flexibilität, vor allem wenn auch nachträglich einzelne Seiten hinzukommen oder entnommen werden müssen. Auch beim Hängeordner können Sie die Seiten vollständig umschlagen, was das Markieren einzelner Passagen oder das Eintragen von Notizen erleichtert.
Der große Unterschied wird bei den Möglichkeiten der Lagerung und Archivierung deutlich. Klassische Varianten werden stehend in Regalen und Schränken aufbewahrt. Der Hängeordner bietet diese Möglichkeit gleichermaßen. Zudem können Sie diese aber auch an einem vorgesehenen Haken hängendaufbewahren. Für eine langfristige oder sogar dauerhafte Archivierung ist dies vorteilhaft. Denn so platzsparend können Sie Ihre Unterlagen kaum auf einem anderen Weg archivieren.
Viele namhafte Hersteller haben hochwertige Hängeordner im Sortiment, wie zum Beispiel:
- Elba Hängeordner
- Herlitz Hängeordner
- Leitz Hängeordner
Wie kann ein Hängeordner das Dokumentenmanagement erleichtern?
Die Hängeordner helfen Ihnen dabei, das Dokumentenmanagement im Büro zu vereinfachen. Damit dies auch gelingt, sind die folgenden Tipps sehr hilfreich.
Tipp 1: Farbige Codierung der Themenbereiche
Sortieren Sie Dokumente nach Fachbereich oder Themen und sortieren Sie diese in Hängeordner farbig ein. Wenn Sie eine interne Codierung von Farbe zu Thema vorsehen, fällt die Übersicht in der Gesamtheit der Unterlagen wesentlich leichter.
Tipp 2: Platzsparende Aufbewahrung erleichtert die Übersicht
Wählen Sie für die Abheftung der Unterlagen immer Hängeordner mit einer ausreichenden Breite. Müssen Sie im Allgemeinen nur wenige Seiten miteinander verbinden, reicht ein Hängeordner schmal vollkommen aus. Für viele Seiten sind Varianten mit einer größeren Breite vorzuziehen. Es wird gerade zu Beginn immer ein schmaler Grat sein, die passenden Modelle zu finden. Denn es gilt der Grundsatz: so schmal wie möglich, so breit wie nötig. Wenn Sie sich für zu breite Modelle entscheiden, benötigen Sie zu viel Lagerplatz, was die Gesamtübersicht erschwert. Sind die Hängeordner dagegen zu schmal, müssen Sie zusammenhängende Unterlagen auf mehrere Hängeordner verteilen, was ebenfalls schlecht für den Überblick ist.
Tipp 3: Beschriften Sie die Hängeordner, um den Überblick zu behalten
Ebenfalls wesentlich für ein funktionierendes Dokumentenmanagement ist es, dass Sie die Hängeordner passend und prägnant beschriften. Gerade auf der Hinterseite sind hierzu bei den meisten Modellen bereits Schriftfelder vorgesehen. Achten Sie darauf, dass Sie eine prägnante Beschriftung wählen, die Sie auch noch Wochen später gedanklich zuordnen können.
Ordnen Sie die Hängeordner in den passenden Aufhängungen sinnvoll ein. Sinnvoll kann sowohl eine alphabetische Sortierung als auch eine thematische Eingliederung sein. Dokumente, die Sie häufig benötigen, sollten Sie eher vorne einordnen, während selten benötigte Dokumente hinten angeordnet werden sollten. Beachten Sie die Tipps und Ihnen wird das Dokumentenmanagement dank Hängeordner in Zukunft leichter fallen.
