Um die Masse an Dokumenten im Büro ordentlich zu sortieren, muss ein ausgeklügeltes Ordnungssystem her. Natürlich sind Ordner und Register der erste Schritt zu einem ordentlichen Archiv. Wenn die klassischen Mittel zum Sortieren Ihrer Dokumente nicht mehr ausreichen, sind Archivierungshilfen die perfekte Ergänzung. Für die Archivierung besteht eine Vielzahl unterschiedlicher Helfer:
Heftstreifen
Klemmschiene
Abheftbügel
Abheftstreifen
Archivordner
Lochverstärkungsstreifen
Stehsammler
Planhülsen
Klemmschienen mit Abheftleiste
Umfüller
Alle Archivierungshilfen haben hierbei ihre individuellen Vorteile:
Heftstreifen, Abheftstreifen und Abheftbügel
Um alte Dokumente in ihrer vorgegebenen Reihenfolge zu behalten und ein Verrutschen zu vermeiden, eignen sich Heftstreifen, Abheftstreifen und Abheftbügel besonders gut. Die Archivierungshilfen werden einfach durch die schon vorhandenen Löcher geschoben und fixiert. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Ihre Dokumente die alte Reihenfolge behalten und leicht umzublättern sind. Außerdem können so größere Mengen Unterlagen leicht beisammen archiviert werden. Besonders einfach können Sie das Umfüllen mit einem so genannten Umfüller vornehmen, den Sie auf die Heftung Ihres Ordners aufsetzen und das Schriftgut auf diesen und anschließend einen Abheftbügel aufschieben. Sind Löcher ausgerissen, lassen sich diese mit Lochverstärkungsstreifen schnell und einfach wieder reparieren. Tipp: Schützen Sie Ihre Blätter, indem Sie sie in Sicht- bzw. Prospekthüllen abheften.
Archivordner und Stehsammler
Ein Archivordner ist eine Art Ordner, der aus Pappe besteht und keine klassische Heftung enthält. Er ist somit leichter als herkömmliche Ordner und schützt alte Dokumente vor Vergilben und Schmutz. Geschlossen wird er mit einem Abheftbügel, um die Dokumente vor Herausrutschen zu sichern. Ein Stehsammler eignet sich vor allem für die Archivierung von Katalogen, Zeitschriften und Broschüren.
Klemmschienen
Klemmschienen sind Plastikschienen, die an die Seite eines oder mehrerer Dokumente geschoben werden. Sie sind mit oder ohne Lochung erhältlich. Sie halten die Dokumente auch ungelocht in der richtigen Reihenfolge und lassen sich, sofern es eine Klemmschiene mit Lochung ist, später bequemundeinfach abheften. Das Schriftgut lässt sich anschließend wie ein Buch durchblättern.
Planhülsen
Sollen große Dokumente, wie beispielsweise Pläne archiviert werden, eignen sich Planhülsen besonders gut. Diese Archivierungshilfen sind in verschiedenen Größen erhältlich und schützen Ihre Pläne und Projekte vor Schmutz, Feuchtigkeit und Verknicken. Da sie meist transparent sind, geben sie den Blick auf ihr Inneres frei.
